La montaña de la gestión editorial es bastante cuesta arriba, como hemos visto en nuestras primeras entradas. Anteriormente analizamos cómo gestionar los manuscritos que llegan a la editorial. Y ahora nos toca equiparnos para subir un paso más, y conversar sobre la gestión del plan de negocio y el plan editorial.
Hemos querido abordarlos a los dos, porque suceden juntos en un momento crucial para la vida de una obra. Cuando los editores ya han considerado y valorado la idea del libro, y su vinculación con la línea de nuestra editorial. Es entonces cuando se debe activar el trabajo en equipo de toda la editorial. Y las distintas áreas comienzan a producir y recopilar información en torno a este futuro libro, al que llamamos desde este momento, proyecto editorial.
El plan de negocio para el proyecto editorial
El plan de negocio es la siguiente tarea a cumplimentar para
el proyecto editorial. Para lograr este paso es necesario que el área de
producción y la mesa editorial definan al producto físico, ambas áreas deben
recopilar la información sobre los costes de anticipos a los derechos de autor
y traducción si los hubiera, y los de corrección, maquetación, diseño,
supervisión/revisión, impresión/encuadernación, y el porcentaje de los derechos
de autor pactados, etc.
El área comercial tomando en cuenta estos datos, empieza a
realizar una estimación de la venta en cada uno de los canales de distribución,
y valora si hay otras posibles líneas de negocio para este título que puedan generar
ingresos para la editorial. Este momento es cuando nuestro departamento
comercial debe pensar sobre la posible colocación de la obra.
Por su parte los especialistas de mercado están a la espera
de tener estos dos primeros grandes grupos de información para poder sugerir un
precio de venta según la comparativa del mercado, y dar una lista de posibles
acciones promocionales que refuercen las ventas. Junto con el área comercial
sugieren en este momento las fechas de lanzamiento, o publicación, considerando
si existe una campaña de intriga en medios, si hace falta que el autor presente
el libro, hacer el lanzamiento en una fecha especial (campaña por temporada, Sant Jordi, Feria del Libro
de Madrid, Liber, FIL), etc.
Los editores y el área administrativa realizan con toda esta información un ejercicio económico, que suele contener varios borradores para distintos escenarios de las ventas, considerando la rentabilidad óptima que la editorial precisa. Estos borradores son muy importantes, porque cuando toda la maquinaria editorial arranca, es muy difícil hacerla parar, es el corazón de nuestra editorial latiendo. Y cualquier cambio puede provocar pérdida de información, atrasos y pérdida de dinero.
Los ejercicios, con toda la información del proyecto editorial que hemos recopilado se presentan en diferentes comités, el más importante es el Comité Editorial, porque es aquí cuando se decide, en la mayoría de los casos, si se publica o no una obra.
Adjuntar documentos al proyecto editorial
Una vez se obtiene un visto bueno, la información que ya se
posee de la obra se complementa con una serie de documentos. Se negocia y firma
los contratos y derechos con el autor, los anticipos, traducciones,
correcciones, etc.
Un documento importante a integrar en este proceso, y que deberemos solicitar al autor/a es la “declaración de datos personales” cuya información deberemos incorporar en la ficha de autor, además de la autorización para el uso de su imagen en nuestras campañas de marketing.
Esta declaración debe contener los datos personales, la dirección postal y electrónica, los datos fiscales y bancarios. Este documento debe ser muy riguroso con la LOPD y el RGPD, y con la política de protección de datos personales que la editorial tenga implementada.
Incluir al libro en el plan editorial
A partir de este punto, los editores se reúnen con el área
comercial y marketing para incluir al libro en el llamado plan editorial. Que es un cronograma detallado de las publicaciones
que tiene prevista hacer la editorial en un determinado tiempo, que suele ser
anual o semestral.
El plan editorial debe ser detallado, y poseer información importante que viene del plan de negocio, como la tirada prevista, el número de páginas, el tamaño del libro, precio, acciones de marketing. Y lo más importante la fecha de cada paso de producción, hasta que el libro está distribuido en los puntos de venta, y cuándo está disponible para ser comprado.
Hay editoriales que, por no tener clara toda la cascada de información que hemos visto, retrasan la publicación de una obra por meses en su plan editorial, perdiendo, a lo mejor, oportunidades de negocio muy claras.
Seguimiento del plan editorial
Poder revisar de forma constante y eficiente ambos planes, tanto el de negocio como el editorial, permite analizar y corregir las posibles desviaciones, por ejemplo, un retraso en la entrega de una traducción, o en la distribución del libro, un error en el precio en un punto de venta, etc. Y tomar las decisiones más acertadas para que el libro cumpla y supere las expectativas de venta.
Pero como podemos ver, es demasiada información para sólo tenerla en documentos sueltos en cada área de trabajo, y tratar de reunirla cada vez que hay que revisarla es muy tedioso. Es importante que la editorial integre toda esta información, desde la consideración de la obra hasta su descatalogación en un software de gestión editorial.
Editec es el
mejor compañero para estos procesos, es un software de gestión completo que nos
ofrece todo de forma muy ágil y segura, lo que nos permite disponer de toda la
información integrada, organizada, identificada y a la mano en un único lugar,
y al alcance de todas las áreas de la editorial.
